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Manifesto Ágil: Tornando o seu Daily Meeting produtivo

19 de abril de 2018

Parabéns por adotar a cerimônia de Reality Check. Você não registrou o mesmo problema novamente e seu plano de negócios muda mais rapidamente, de acordo com as nuances do plano de desenvolvimento.

Com isso, seu produto começa a ficar mais robusto e seus clientes começam a aderir a ideia. Incrível seria se o seu time não estivesse um pouco desmotivado. É neste momento que você começa a participar das retrospectivas para checar como pode ajudar e observa um padrão: as pessoas estão reclamando, com outras palavras, que o Especialista Ágil está micro-gerenciando a todos.

Você decide, então, acompanhar de perto o time durante um mês, observando o que está ocorrendo em relação a isso. De repente você se vê em uma Daily Meeting, na qual todos falam sobre o que fizeram e o que farão. Aqui está o problema: eles utilizam o Daily para reportar trabalho ao invés de pulverizar conhecimento e remover bloqueios. Mas, e agora? Como alcançar os objetivos sem a sensação de reporte?

O sentimento de um Daily micro-gerenciador acompanha a muitos desenvolvedores. Eles costumam pensar que as pessoas querem que reportem o que têm feito, com a intenção de saber exatamente o quão eficientes são. Isso causa diferentes tipos de comportamento, o mais comum é o acúmulo de tarefas – fazer várias atividades ao mesmo tempo para mostrar que estão trabalhando mais.

No entanto, realizar mais tarefas ao mesmo tempo pode trazer lentidão ao processo, tirar valor do que você está fazendo e afetar o resto do time. Para superar essa situação, nós da Plataformatec começamos a usar uma abordagem diferente em nossos Dailies. Nós vimos que o problema do “método antigo” era que os times focavam no que cada pessoa fazia ao invés de focar no progresso do projeto. Com isso em mente, mudamos o foco. Ao invés de perguntar às pessoas o que fizeram, passamos a perguntar às histórias.

Não, não estamos ficando loucos. E obviamente não estamos conversando com post-its (apesar de que falar com objetos inanimados pode ajudar no desenvolvimento, como patos de borracha). Mudamos o modo como perguntamos. Esta é a nossa versão:

Começamos olhando o kanban, da direita para a esquerda, perguntando ao time todo como está o desenvolvimento de cada história:

  • Como está seu desenvolvimento? Alguma dificuldade técnica?
  • Existe algum bloqueio para o seu desenvolvimento?

Você pode achar que não é tão diferente do Daily usual. Mas aqui estão as diferenças e a importância para o processo:

  • Nós olhamos para as histórias no quadro da direita para esquerda.
    Olhar a história mais a frente no processo nos faz olhar para o que provavelmente nos trará mais valor em um curto período de tempo.

  • As questões são agora direcionadas ao time, não a uma pessoa.
    Perguntar ao time todo sobre uma história traz de volta o sentimento de time, o qual perdemos quando fazemos perguntas individuais. Mostra que nós não nos importamos com o que cada um está trabalhando, e quanto. Nos importamos com o desenvolvimento do projeto.
  • O sujeito das perguntas não é mais “Você” e, sim, a história.
    Costumávamos a fazer perguntas, como “O que você fez ontem?, Algo está te bloqueando?” e etc. Mudando o sujeito da pergunta, reforçamos o foco no desenvolvimento da história, e também fazemos o time conversar apenas sobre o que é importante ao projeto, e não sobre tópicos periféricos.
  • Extra: Nós simplesmente olhamos mais para o quadro.
    Sim, tão simples quanto isso. Você provavelmente já viu que, com o tempo, as pessoas começam a não olhar mais para o quadro como no início. O simples fato de usá-lo como base da cerimônia traz atenção a ele, fazendo com que possamos facilmente ver quando alguém está trabalhando em excesso, quando uma história está parada na mesma coluna por muito tempo ou apresenta outros problemas relacionados.

Conclusão

O que sugerimos aqui não é uma mudança grande, na verdade é bem discreta. Ao invés de focar nas pessoas, foque no que está sendo desenvolvido. Você verá grandes melhoras no sentimento das pessoas, todos estarão em contato diário com o processo através do quadro e, como a famosa citação do Lean diz, as pessoas vão parar de começar tarefas e começar a terminá-las.

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